¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas de facturación de los empresarios?

¿Qué requisitos debe tener el software de contabilidad de un empresario?

Los requisitos de los sistemas de facturación de empresarios y profesionales van a cambiar radicalmente. El Ministerio de Hacienda ha publicado un proyecto de Real Decreto con un listado de requisitos que deberán cumplir los programas informáticos de facturación para empresas. Con esto lo que pretenden es luchar contra el fraude y estandarizar los formatos de registro.

Entre las novedades introducidas por la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal, y con efectos desde el 11 de octubre de 2021, se incluye la prohibición del software contable de doble uso que permite manipular la contabilidad en las empresas y autónomos.

Por tanto desde esa fecha autónomos y empresarios están obligados a utilizar software contable que no permita alteraciones y ocultación de datos. Y además estos sistemas deberán contar con un certificado que así lo acredite otorgado por el Ministerio de Hacienda.

Los programas de doble uso permiten, por ejemplo, emitir tickets con el importe de una compra sin que esta quede reflejada en la contabilidad oficial.

Según afirma el Ministerio, la proliferación de software de doble uso, que permite esta adición de tickets que quedan ocultos para la contabilidad general de la empresa, ha ido en aumento en los últimos años, generando pérdidas de ingresos públicos vía impuestos de varios mils de millones de euros. Presumiblemente hasta 200.000 millones de euros que debieron ser abonados en calidad de impuestos evadidos gracias a sistemas de gestión de la contabilidad que permiten manipular los asientos contables.

Ahora ha que poner el foco no sólo en la legalidad de los registros contables y de las facturas emitidas, como era y es habitual, sino también en el programa que utilizan para llevar dichos registros.

Desarrollo reglamentario de los requisitos técnicos

La Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, no especificaba los requisitos técnicos que deberían cumplir estos programas y sistemas informáticos. Para mayor seguridad, el legislativo ha habilitado el desarrollo de dichos requisitos en forma de reglamento, para así poder introducir o eliminar prámetros de manera más ágil.

Pero en el Proyecto de Real Decreto recientemente publicado por el Ministerio de Hacienda ahí sí que se establecen los requisitos que deben adoptar dicho software de facturación y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Estos programas deberán seguir unas directrices que posteriormente serán desarrolladas mediante una Orden Ministerial.

Entre los principales objetivos que pretende alcanzar este nuevo Reglamento se encuentran:

  • Incentivar a las pequeñas empresas a que  avancen en sus procesos de digitalización.
  • Garantizar la integridad de los datos de facturación registrados, en cumplimiento del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), en la redacción añadida por la Ley 11/2021.
  • Favorecer la colaboración activa entre la administración y los consumidores finales dando la posibilidad de que éstos remitan a Hacienda cada factura completa o simplificada que reciban.

Obligados al cumplimiento de utilizar software que no permita modificaciones

Este Reglamento se aplicará a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos y a los siguientes supuestos:

  • Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Están excluidas las entidades exentas y las parcialmente exentas (estas últimas solo respecto de las rentas exentas).
  • Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
  • Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Sin embargo, el artículo 4 del presente Reglamento podemos ver los casos en los que se excluye de su aplicación a los siguientes supuestos:

  • a las obligaciones establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA;
  • a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo, a las que se aplica régimen de equivalencia y régimen simplificado y no se expida factura;
  • a determinadas entregas de energía eléctrica;
  • a las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

El artículo 5, a su vez, recoge la posibilidad de solicitar la no aplicación de estas obligaciones en circunstancias técnicas excepcionales (como puede ser evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas).

Características y requisitos de los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación

Principlamente deberan garantizar la legibilidad de los datos la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, cumpliendo los siguientes requisitos:

  • Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
  • Deben permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
  • Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
  • Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
  • Deben generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
  • Deben tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación
  • Deben proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
  • Deben permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de los datos registrados.
  • Los datos de facturación registrados, deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
  • La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
  • Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
  • Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
  • Deben disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Registros de facturación del software de contabilidad

Quienes utilicen sistemas informáticos para la realización de la facturación de la empresa deberán generar un registro de facturación de alta que deberá tener el contenido detallado en el artículo 10 de este Reglamento.

En caso que se productan facturas erróneas se deberá llevar un registro de facturas de anulación, un registro que igualmente que el de facturas deberá tener las características previstas en la ley.

Estas aplicaciones homologadas para facturación, además, deberán tener una huella, o hash, que añadirán a los registros de facturación de alta y de anulación, registros que deberán firmarse electrónicamente salvo que el software remita automáticamente los registros a la Agencia Tributaria.

¿Puede Haciendca hacerme una inspección para ver mi software de contabilidad?

Efectivamente puede, como hace también para detectar otro tipo de incumplimientos. Concretamente, la Administración tributaria podrá:

  • Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos, sus copias seguras, su descarga, volcado o copiado, consulta e impresión, el usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo.
  • Requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados.
  • Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.

Remisión automática por medios electrónicos de los registros a la AEAT

Otro asunto que recoge este Reglamento es el envío voluntario y automático, a través de medios telemáticos, los registros de facturación generados por el sistema informático, lo cual incluiría tanto los registros de ventas e ingresos, los de ingresos de los obligados tributarios del IRPF y el de facturas expedidas de IVA.

Los sistemas informáticos que cumplan con todas las obligaciones reguladas en este Reglamento y en las especificaciones técnicas y sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación generados tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU». Estos sistemas no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación.

La opción en el uso de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación y se haya obtenido la primera respuesta de aceptación formal por parte de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en los términos del apartado 2 del artículo 15; y se entenderá automáticamente prorrogada salvo que se renuncie de manera expresa.

¿Qué contenido deben tener las facturas emitidas por estas aplicaciones informáticas?

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo ordinal 6º en el art. 6.1.a) RD 1619/2012).

En el caso de facturas generadas por los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7º del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, se deberá incluir:

1.º Un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

2.º Estas facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento (nueva letra q) en el art. 6.1 RD 1619/2012).

Contenido de las facturas simplificadas

Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas de las que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo número 5º en el art. 7.1.a) RD 1619/2012).

Se modifica la letra i) del art. 7.1 RD 1619/2012, para exigir también las menciones previstas en el art. 6.1.q) en las facturas simplificadas.

¿Me pueden multar por no usar un software homologado por Hacienda?

Incumplir esta ley se va a considerar una infracción grave, lo cual significa incurrir en multas de hasta 50.000 euros. Además, en el caso en el que una inspección detecte el uso de herramientas de contabilidad de doble uso y además se descubran ingresos ocultos la multa se triplicaría hasta los 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido dichas ventas ocultas.

No sé si mi herramienta de contabilidad está homologada, ¿qué puedo hacer?

Si no estás seguro de si tu herramienta de contabilidad empresarial permite el doble uso o está homologada según las directrices del Ministerio de Hacienda póngase en contacto inmediatamente con nuestro departamento de asesoría fiscal. Nuestro equipo te atenderá y te solucionará todo lo que no esté acorde con la ley para evitar sanciones.

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