El Covid-19 ha traído diversos cambios a nuestras vidas, especialmente en nuestros trabajos, y las reuniones en formato videollamada son ahora la normalidad en un mundo que teletrabaja. Aunque cada vez somos más conscientes y estamos más concienciados de que debemos proteger nuestra privacidad en el medio online por nuestra seguridad y la de los nuestros, es necesario establecer medidas específicas para no comprometer nuestra privacidad ni la de nuestros compañeros de trabajo o familiares.

 

La Agencia Estatal de Protección de Datos (AEPD) se ha hecho eco de esta nueva problemática y ha publicado en su blog una serie de medidas de protección tanto para llamadas de voz cómo de vídeo y que se realicen a través de servicios web. Nos insta a tomar medidas que hagan las reuniones seguras y que eviten prácticas desleales por parte de los integrantes de la misma o, incluso, de ciberdelincuentes.

 

Con estas medidas queremos tener entornos seguros en los que trabajar de forma eficaz. Aunque ahora vamos a presentar una serie de consejos a seguir, tened en cuenta que hay que adaptarse a cada reunión de forma individualizada, ya que no es lo mismo conectarse con familiares y amigos que con compañeros de trabajo o con otros colaboradores que no conocemos de forma personal o no lo suficiente.

 

Para casos en los que la seguridad es muy importante debido a los temas a tratar, nosotros le aconsejamos contactar con un profesional de seguridad y TI para evitar sustos y problemas innecesarios.

 

¿Qué consejos básicos deberíamos seguir?

 

  • Respeta las políticas que haya establecido su empresa u organización para las reuniones online. Esto incluye usar exclusivamente el o los proveedores tecnológicos que la dirección haya designado y no reutilizar siempre los mismos enlaces y códigos de acceso. También, si la empresa ha dotado a sus trabajadores de dispositivos para trabajar, debemos usar exclusivamente ese medio y, a su vez, no usar estos dispositivos para nuestra vida personal.
  • En reuniones a las que vayan a conectarse un gran número de participantes o que éstos sean desconocidos para nosotros, alguien debe verificar quiénes se han conectado y realizar un control para prevenir que alguien se conecte sin autorización y pueda tener acceso a datos sensibles que se hablen durante la reunión o que grabe y después comparta la reunión.
  • Deshabilitar para todos funciones que puedan llevarnos a sorpresas indeseables como compartir pantalla o el chat. Si alguien tuviera que compartirla, es bueno recordarle que no muestre información sensible. Hacer que sólo los anfitriones puedan compartir pantalla es una buena forma de anteponernos a posibles sorpresas.
  • Para reuniones en las que de antemano sepamos que van a tratarse asuntos sensibles o privados, es recomendable usar códigos de acceso, URLs de un solo uso o, incluso, la autenticación de doble factor. También podemos habilitar una “sala de espera” donde todos aquellos que quieran unirse a la reunión deben esperar a que un administrador les permita acceder. Lo más recomendable es bloquear la entrada cuando estén todos los asistentes y usar un panel de asistentes.
  • Si vas a grabar la reunión por cualquier motivo, debes avisar a los asistentes cuando iniciará y terminará la grabación, cuál es el motivo por el que se graba y tener su permiso, al igual que se les informaría en una reunión presencial.
  • No olvides revisar qué hay detrás de ti y está siendo mostrado en pantalla. Podría desvelar información sensible sin darse cuenta. En estos casos es bueno buscar un fondo neutro (como una pared lisa) o utilizar un fondo virtual.
  • Desactiva el micrófono o la cámara si no la vas a utilizar, avisa a tus convivientes si consideras que no deben verse u oírse y presta atención a posibles micrófonos inalámbricos que se conecten automáticamente sin darnos cuenta.
  • Cuando la reunión termine, y hasta que no vuelvas a necesitarla, mantén físicamente tapada la cámara.

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