Dependiendo del tipo de operación que se vaya a realizar y teniendo en cuenta si el destinatario es una empresa o un particular, los plazos para expedir y remitir las facturas a los clientes varían entre sí. Si un particular realiza una operación, la factura tendrá que ser emitida y entregada en el momento de expedición. En cambio, si se trata de un empresario o profesional, se debe hacer antes del día 16 del siguiente mes del cual se haya hecho la operación con su correspondiente impuesto.
Hay que tener presente que los plazos para gestionar y remitir las facturas varia en función de si el destinatario final es una empresa o un particular y del tipo de operación que vayamos a efectuar.
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Tipo de destinatarios:
Destinatarios particulares
Si las operaciones las emite un particular, deberán ser remitidas y tramitadas en el momento en el que se realice la operación y por supuesto no olvidarnos que esa debe ser la fecha a tener en cuenta para liquidar impuestos y no a la fecha de factura.
Sin embargo, existen excepciones:
- Operaciones de tracto sucesivo: (son las que tienen una duración sostenida en el tiempo e implican una serie de entrega de bienes o prestaciones de servicios continuadas en el tiempo). En este caso,la factura se remite una vez que se haya realizado el pago.
- En un pago anticipado: se tramita la factura en el momento en el que se haya producido la operación con el importe del precio que hayamos recibido.
- En las facturas recapitulativas: son facturas normales pero a diferencia de las anteriores, se emiten por varias operaciones de bienes o servicios. Es decir,se emite una única factura como consecuencias de diferentes operaciones realizadas en fechas diferentes pero tienen un único destinatario. Estas facturas se deben envíar el último día del mes natural.
Destinatarios empresarios
Los plazos de las facturas normales y recapitulativas en destinatarios que son empresarios o profesionales, deberán ser gestionadas,tramitadas y enviadas a los correspondientes clientes antes del día 16 del mes siguiente al de la fecha en la que se haya realizado la operación.
Si son entregas intracomunitarias de bienes transportados a otro Estado miembro de la Comunidad Europea por el empresario, se remitiran las facturas antes del día 16 del mes siguiente una vez que se haya iniciado el transporte de los bienes con el destino al empresario adquiriente.
¿Cuáles son las sanciones por no emitir las facturas o remitirlas a los clientes fuera de los plazos previstos?
Infracciones graves:
- Si se incumplen los requisitos exigidos de la obligación de facturación de expedición,rectificación o conservación de las facturas, la sanción sera del 1% del importe conjunto de las operaciones en las que se hayan originado la infracción.
- La sanción consistirá en una multa proporcional del 2% del importe de las operaciones que haya originado la infracción.Si no es posible conocer el importe de las infrancciones, la sanción sera de 300€ por cada operación que no se haya emitido o conservado la factura.
Infracciones muy graves:
- Si expedimos facturas o documentos sustitutivos que resulten falsos, la sanción sera del 75% del importe del conjunto de las operaciones en las que se haya originado la infracción.
Plazos de expedición y envío de las facturas
El siguiente cuadro permite observar los distintos plazos de expedición y envío de las facturas, en función de la condición del destinatario o de la naturaleza de las operaciones:
| Condición destinatario / Naturaleza operación |
Plazo de expedición | Plazo de envío |
| Destinatario no empresario ni profesional | Al realizar la operación | En el momento de su expedición |
| Destinatario empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación |
| Facturas recapitulativas destinadas a no empresarios ni profesionales | El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan | En el momento de su expedición |
| Facturas recapitulativas destinadas a empresarios o profesionales | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación |
| Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente |
| Facturas rectificativas | Tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición | Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se hubiera expedido la factura |
Fuente: AEAT
Con este fin, las operaciones se entienden realizadas cuando:
- Se produce el devengo del IVA (el momento cuando entiende por realizada la operación).
- En las operaciones en las que acoja el régimen especial del criterio de caja,el impuesto se devengará en el momento de cobro,sea total o parcial, del importe percibido.
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